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Jeudi 8 décembre 2005
4
08
/12
/Déc
/2005
15:47
Dans les projets de conduite du changement, la dimension humaine est au cœur du dispositif, tout comme elle est au cœur de la démarche de gestion des connaissances.
C’est pourquoi, conduire le changement dans un projet de gestion des connaissances place l’humain comme élément clé qui conditionnera le succès - ou l’échec - de l’ensemble de la stratégie KM de
l’entreprise.
A quoi sert la conduite du changement dans un projet KM ? Quels sont les groupes de travail que l’on peut mettre en place pour accompagner la démarche
KM ? Quels sont les freins et les facilitants ?
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Par Max Dorane
-
Publié dans : Gestion des connaissances (KM)
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Ce blog traite de 4 domaines liés aux NTIC que sont le e-management, les communautés de pratique, la gestion des connaissances et la convergence des medias et du contenu. Il s'agit d'une démarche de profesionnalisation qui vise à constituer au fil de l'eau un référentiel commun pour tout e-manager du savoir.
Un conseil, lisez surtout les commentaires qui détaillent chacun de mes points de vue et n'hésitez pasà me faire part de vos remarques.
Max Dorane.
Ce blog traite de 4 domaines liés aux NTIC que sont le e-management, les communautés de pratique, la gestion des connaissances et la convergence des medias et du contenu. Il s'agit d'une démarche de profesionnalisation qui vise à constituer au fil de l'eau un référentiel commun pour tout e-manager du savoir.
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Parmi les premiers chantiers que lon peut mettre en place, une fois que lon a préalablement identifié les problématiques KM, sont des projets de type REX (Retours dexpériences). Une base de données regroupant les fiches résumant les expériences des collaborateurs, depuis le contexte jusquaux solutions dans une logique dune éventuelle réutilisation/réappropriation.
Dans chacun des groupes de travail, les utilisateurs devront être intégré dès le début de la réflexion ou dès le commencement du lancement du groupe de travail. Pour cela il ne faut pas oublier de démystifier le jargon KM. Il est très important que chacun des acteurs puisse comprendre la démarche engagée et pourquoi on a intérêt à le faire.
On peut également envisager la mise en place de référentiel métiers avec comme pré requis : les descriptions, les méthodologies et les ressources afférentes à chacun des métiers.
En parallèle, on peut mettre en place un système de veille (économique, concurrentielle, réglementaire, technologique, métier, etc.).
La mise en place du projet KM doit prouver - tenter de prouver - quand consacrant du temps à la résolution des problématiques de gestion des connaissances, on finit par en gagner.
Pour être efficace, la conduite du changement dans un projet de gestion des connaissances doit privilégier la communication et la prise en compte des contraintes et besoins des utilisateurs. La formation et lassistance en phase daccompagnement, tout comme la fonction de support une fois le système KM en place, ont le même objectif :
[ ] Faciliter les usages et lappropriation des nouvelles règles et des nouveaux outils.
[ ] Développer un terrain propice aux échanges pour favoriser lengagement de chacun des acteurs dans cette nouvelle forme dorganisation tournée vers son capital immatériel.
1 Obtenir ladhésion :
Première étape à mener, l'adhésion ne s'obtient pas sans informer les salariés et leur expliquer le bien-fondé des changements. Elle repose sur la mobilisation de toutes les énergies autour d'un même objectif : transformer l'entreprise. L'ennemi à combattre : la résistance au changement.
2 Avoir une approche « psychologue »
Les démarches psychosociologiques privilégient le brainstorming et l'action collective. Elles misent donc sur l'influence mutuelle entre les personnes et permettent une meilleure implication des acteurs.
3 Communiquer :
Au début du projet, on privilégiera la communication personnelle. Ensuite on tentera de faire adhérer l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise.
4 Gérer, coordonner les équipes :
Toute conduite du changement se décompose en une multitude d'initiatives à mener au sein des différents services de l'entreprise. Pour éviter de semer la confusion, en diffusant des messages contradictoires, il est indispensable de coordonner les différentes équipes qui planchent sur le projet et d'assurer une grande transversalité dans la composition des groupes de travail.
5- Savoir gérer dans le temps :
La conduite de changement ne peut pas se limiter à la seule gestion de projet. Faute de s'inscrire dans une gestion de projet pure, il est néanmoins vital de formaliser et de planifier des tâches afin de suivre leur exécution et de veiller au respect des coûts et des délais impartis. Dans la forme, la conduite du changement n'est pas un projet à aborder comme les autres. Dans sa mise en oeuvre, elle nécessite encore plus de rigueur qu'un projet standard.
Dans la forme, la conduite du changement n'est pas un projet à aborder comme les autres. Dans sa mise en oeuvre, elle nécessite encore plus de rigueur qu'un projet standard.
Les occasions de lancer d'une démarche KM sont aujourd'hui suffisamment importantes dans la vie d'une entreprise pour décréter le changement. Cependant, il ne suffit pas de décréter le changement pour qu'il s'opère. Il faut convaincre.
Convaincre les décideurs et les financiers, sans qui, la démarche ne serait possible. Convaincre aussi et surtout les acteurs du changement (manager, opérationnel, salariés, clients...).
L'implication de la direction générale et des managers est le principal élément clé qui fera ou non le succès de la démarche. Ensuite, c'est la participation active des acteurs du changements, et futurs utilisateurs du système km qu'il faudra focaliser ses efforts (les solliciter et les accompagner). La communication sera l'outil privilégié lors de la conduite du changement.
La communication sous toutes ses formes j'aimerais m'entendre dire. Car trop souvent les débats ont lieu lors de réunion ou de groupe de travail mais dès qu'on quitte la salle de réunion, on retrouve une certain passivité collective. Adjoindre un blog, et un fil RSS à chaque groupe de travail permettrait de prolonger les débats au delà des réunions et continuer à construire au fil de l'eau les solutions aux problèmes posés en réunion.
Être averti par flux RSS dès qu'une contribution a été postée sur le blog permet d'ajouter une certaine forme d'interactivité et surtout de réactivité à la discussion qui se poursuit après coup. Partant du principe que tout le monde ne peut contribuer faute de temps et/ou d'indisponibilité. Acceptons que la terre ne s'arrête pas de tourner lorsque que nous la quittons des yeux.
Quant aux freins, C'est le faible soutient de la direction générale, la faible implication des managers, la faible adhésion des salariés qui font capoter les projets et sur lesquels il faudra être vigilant lors de la conduite du changement.
C'est également le manque de clarté dans les objectifs et dans la vision du projet KM qui manquent pour séduire et fédérer les acteurs.
La plus sournoise des barrières, reste la barrière du territoire (conflit d'intérêt, luttes de pouvoir, guerre de chapelle, tensions entre acteurs). Pour cela, il faut parfois mettre les lions dans des cages séparées (groupe de travail différents) et parfois les inciter à se rencontrer par l'intermédiaire d'un médiateur afin de prouver leur intérêt tant individuel que collectif de collaborer ensemble.
Cependant, il faut toujours avoir en tête que les enjeux de demain tournent autour des partenariats stratégiques et du management de l'intelligence collective. Ceux qui ne joueront pas le jeu du partage et de la collaboration se mettront eux mêmes en défaut, en marge des projets transversaux, en marge de l'entreprise.
Autre point, autre frein : la culture de l'enteprise est souvent un frein dans les projets KM, car cela implique une remise en question des modes opératoires existants, une remise en cause de la détention de l'information et une remise en cause du système d'évaluation individuel au profit d'une évaluation collective.
Derniers freins lors de la conduite du changement dans les projets KM, l'intégration et l'usage des TIC (Technologies de l'Information et de la Communication). Parfois il s'agit d'une nécessité d'acculturer les managers et les hauts managers de l'entreprise sur les usages et le potentiel des TIC. Parfois il s'agit de remettre en cause le système d'information trop bridée qui ne permet aucune initiative de partage et aucune perspective pour faire circuler de l'information et de la connaissance. Bref, les outils TIC ne rendent pas plus intelligents, mais il facilite la communication et les interactions. C'est donc dans cette perspective qu'il faut les concevoir.
Bonjour,
Nos centre d'intérêt sont proches. Je voudrais vous proposer un échange de liens.
Mon blog est visible à cette adresse : http://blog.fredericvermeulin.fr (et la rubrique "L'auteur" pour plus d'infos sur moi).
Cordialement,
Frédéric Vermeulin