Qu’est-ce qu’on bon mail - partie 01 - ?

Pour reprendre une expression souvent utilisée : « un bon mail est un mail qu’on peut supprimer après l’avoir lu ». Et vous, pouvez vous en faire autant ?
Cela devrait vous faire réfléchir sur l’usage que vous en faites au quotidien.

Commençons avec « l’objet » d’un mail. C’est, de mon point de vue, l’élément le plus important d’un mail pour ce qui touche à la forme. 
Combien de fois avez-vous reçu des mail dont l’objet est vide, insignifiant :
[] Objet : RE :
[] Objet : RE : RE : RE
[] Objet : RE : TR :

ou sans rapport avec le message :
[] Objet : Salut !,
[] Objet : Personnel
[] Objet : Urgent

Toujours pas persuadé ? Regardez dans votre boîte mail, les exemples ne manqueront pas.

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Comments

[Max Dorane]

Comment bien gérer les destinataires d’un mail ?

L’abus du mail dans les entreprises et les envois intempestifs vers de multiples destinataires – car il faut bien se couvrir et montrer que l'on travaille - contribuent à une perte de temps importante et donc à une perte d’efficacité quotidienne pour la plupart des collaborateurs et des manager de l'entreprise. Nous passons de plus en plus de temps à trier nos mails, les classer et répondre alors que c'est autant de temps en mons pour réfléchir et produire des livrables de qualité (car c'est surtout là qu'on nous attend).

Il faut donc répondre dans certain cas, et ne pas y répondre dans d’autres, lire les messages dont on est seul destinataire et ne pas lire ceux dont on est en copie…?? quitte à passer à côté de celui de son chef bien aimé ?? dommage ! non ? Difficile d’établir des règles précises tant les règles et les usages de la messagerie électronique en entreprise diffèrent d’une entreprise à une autre et surtout d’un individu à un autre.
Bref, la gestion des messages électroniques est devenus une vraie gymnastique quotidienne. Et moi qui disais que je voulais me remettre à faire du sport c’était sans compter sur le mail.

Aujourd’hui ne pas avoir sa propre adresse mail est devenu "has been". Alors, pour la plupart des salariés, le raisonnement est le suivant : "tant pis pour les pseudo usages et la pseudo productivité, puisqu’on a un mail autant l’utiliser".

Règle 2 : après l’objet des mails que nous avons vu précédemment, je vous propose de réfléchir aux « destinataires » des mails

[] Arrêter d’envoyer des mails à toute la planète, ça ne rime à rien. Si vous voulez vous couvrir face à une situation difficile ou l’on vous demande de vous prononcer sur un dossier délicat, envoyer au préalable un message à votre responsable ou à un proche conseiller pour lui expliquer la situation et lui demander son avis. Parfois, cela permet de relativiser, de prendre du recul et au final d'être plus efficace dans la gestion des situations périolleuses.

[] A un message unique correspond un interlocuteur unique. Sauf cas exceptionnel lorsqu’il n’y a pas d’interlocuteur identifier et que l’importance du message touche indifféremment les 2 ou 3 destinataires principaux, mais pas plus de 2 ou 3.

[] Limiter le nombre de destinataire en copie. Si vous avez plus de 5 personnes à mettre en copie cela signifie que la forme de votre message ne convient pas. Deux solutions : songer à créer une mailing list ou songer à un système de notification (cela peut être lié à un système de workflow, ou lié à une plate-forme communautaire).

[] Ne pas utiliser la copie cachée. Je sais que c’est votre côté sournois qui refait surface dans certaines situation afin de montrer au(x) destinataire(s) en copie cachée votre prose, votre répondant pour "casser" ou "dénigrer" un interlocuteur sans doute un peu mal habile dans ses propos. Mais vous vous montreriez plus humble à gérer ce type de situation en face à face sans redonner de l'échos aux erreurs des autres. Ne faites pas aux autres ce que vous n'aimeriez pas que l'on vous fasse.

[] Utiliser la copie cachée uniquement dans un cas particulier. Un cas où vous avez pour obligation, ou par soucis d’efficacité, d’informer une personne d’une situation particulière. Par exemple lorsque votre directeur vous demande de contacter un interlocuteur et de vous tenir informé. Vous êtes un professionnel et vous contacter cette dite personne et vous mettez votre directeur en copie cachée pour ne pas que le mail de celui-ci soit directement visible ou accessible d’un fournisseur, d’un client, d’un partenaire et éviter ainsi des sollicitations en direct. Votre directeur à suffisamment de mail à gérer sans que vous rendiez public son adresse mail. Alors là oui la copie cachée est utile.

Si on récapitule, cela donne :

concernant le destinataire principal
[] Arrêter d’envoyer des mails à toute la planète, ça ne rime à rien.
[] A un message unique correspond un interlocuteur unique.

Concernant la Copie
[] Limiter le nombre de destinataire en copie.

Concernant la Copie cachée
[] Ne pas utiliser la copie cachée.
[] Utiliser la copie cachée uniquement dans un cas particulier

Au fait,
CC = Carbon Copie => copie
CCI = Carbon Copie Invisible => copie cachée

[Max]

Comment bien renseigner la cas "objet" d'un mail ?

La plupart du temps lorsqu’il y a un mail avec la case "objet" renseignée, (et c'est déjà une chance) il faut toujours un peu de temps et de réflexion pour comprendre à quel dossier, à quel projet le message se réfère. Car vous avez pas qu'un destinataire qui s’adresse à vous, qu’un client ou qu'un seul fournisseur à gérer, car vous n’avez pas qu’un projet en cours, ou qu’un dossier à gérer.
Bref, pour commencer je vous propose ceci :
L’objet doit permettre au destinataire de se (re)mettre tout de suite dans le contexte.
L’objet doit permettre d’identifier clairement le projet ou le dossier auquel il fait référence et justifier en très peu de mot la raison d’être du message.
Exemples :
1 – Objet : [NomDuProjet] Description d’une étape en cours
Objet : [Site web Caspeex] Besoin d’un développeur Php pour les formulaires de saisie

2 – Objet : [NomDuDossier] Justification de la demande
Objet : [Dossier Télécom] Partie juridique à valider

3 – Objet : [référence] demande d’information
Objet : [Facture75020306INO] Client insolvable ?

On comprend mieux l’intérêt de bien renseigner l’objet du mail lorsque l’on reçoit beaucoup de messages, que l’on gère beaucoup de dossiers, ou beaucoup de projets (qui parfois se subdivisent en autant d’étapes que de mini projets) et que pour beaucoup d’entre nous les mails personnels côtoient les mails professionnels.

[Max]

Attention : Envoyer un mail s'apparente à envoyer une carte postale.Le contenu reste lisible tout comme celui d'une carte postale par le facteur mais aussi par tous ceux qui interviennent dans la chaîne de réception, de tri et d'acheminement du courrier.Lors de la transmission vers un destinataire, de nombreuses personnes (essentiellement interne à l'entreprise ou interne à l'organisme de gestion des comptes mail) peuvent facilement lire le contenu.D'ailleurs, il est fort probable que dans votre entreprise, le simple fait de posséder un compte mail vous oblige à respecter la charte d'utilisation du mail d'entreprise. Vous ne l'avez pas lu ? vous ne savez pas où elle se trouve ? ou pire, elle n'existe pas !! Et bien sachez qu'une charte d'utilisation de la messagerie électronique doit être à disposition de tout détenteur d'un compte mail... et qu'elle (la charte) doit informer le salarié de l'utilisation qu'il peut en faire et du contrôle - possible - exercé par les autorités compétentes sur votre compte.De toute façon, un bon conseil : Il est préférable de ne pas envoyer d'informations strictement confidentielles par mail.Des solutions de confidentialités et de sécurité des échanges existent, mais cela fera l'objet d'un billet sur la sécurité des échanges ;-)